公司秘书及审计师任命变更备案

本项记录的是特定公司与其公司秘书、审计师之间的任职关系。第85条要求公司保留受任人的姓名、任命日期、法人或事务所登记信息及其变更记录，并在任职或终止后提交通知；《公司条例》第44条指定使用CoR44。表格同时涵盖审计委员会成员，但该成员身份不能与外部审计师混同。

公司秘书依第88条向董事会负责，工作包括提示董事的法律责任、报告公司或董事违反公司法或章程的情况、确保会议记录完整，以及就法定申报情况作出财务报表中的认证。外部审计师依第93条取得审计所需账簿和解释，独立执行审计；备案不等于委任其经营公司业务或替代董事会决策。

CIPC接受CoR44，不等于授予审计师执业资格、金融服务提供者资格或客户资金托管权限。聘请一般行政代理、记账人员或独立审阅人，也不当然构成任命第86条意义上的公司秘书或第90条意义上的审计师；应先确定法律角色，再选择备案和专业服务合同。

公众公司和国有公司原则上适用公司法第三章的增强问责制度，须设置秘书、审计师和审计委员会；国有公司还须处理《Public Audit Act》与审计长审计的特别衔接。常见办理事项包括公司成立后的首次任职、原秘书辞任后补任、年度更换审计师，以及事务所指定负责个人调整。

私人公司、个人责任公司及非营利公司则应分别判断：公司法或条例要求年度审计时，第三章审计部分适用，但第84(1)(c)(i)条明确不因此自动适用公司秘书和审计委员会部分；章程自愿采用第三章治理安排的，按章程要求和法律相关条款落实。外资持有的私人公司不能仅因股东来自境外，就假定必须设置法定秘书。

及时备案使CIPC登记资料、公司内部任职台账和实际履职人员保持一致，尤其有助于股权收购交接时确认谁负责秘书记录、谁承担当年度审计。它不能替代年度财务报表、周年申报或税务申报，也不会追溯补正原本无效的内部任命决议。

办理前应取得公司当前章程、公司类型及审计适用分析。条例第28条要求公众公司和国有公司之外的若干公司接受审计，例如在主要业务中为无关联人士以信义身份持有资产，且任一时点资产合计超过R500万的公司；其他公司当年公众利益评分达到350，或达到100且报表为内部编制时，也可能触发审计。有关豁免及非营利公司特殊类别必须一并核对，不能把评分单独当作所有公司的唯一标准。

公司秘书候选人应具备相关法律知识或经验，并满足第86条永久居民要求。审计师候选人须为注册审计师，且满足第90条不相容身份限制；曾担任被审计公司董事、规定高级人员、有关财务记录编制人员或通常为其提供记账等服务的人，应按具体条款核查独立性及此前两个财务年度的经历。

公司的内部任命权限必须成立。公众及国有公司按第90(1)条在成立时及每年股东周年大会任命审计师；第90(1A)条涉及的其他公司，则在审计要求首次适用的股东会及此后每年股东会上任命。CIPC人工清单另要求反映变更的公司决议；递交文件的董事授权不能取代依法应有的股东会决定或审计委员会程序。

本项没有新增股东持股比例或股东最低人数门槛。股东的作用主要是依法作出有关审计师的任命决议；董事会负责秘书任职、法定空缺补任和确保通知提交。第84(5)条规定，因第69(8)条被取消某公司董事任职资格的人，也不得在该公司担任所列秘书、审计师或审计委员会职务，不能通过改换职位名称绕过限制。

秘书可以由自然人、法人或合伙担任。自然人适用相关法律知识或经验及南非永久居民条件；法人或合伙按第87条，实际提供秘书服务的有关人员须满足第84(5)条，且至少一名员工、合伙人或合伙员工满足第86条要求。仅有境外母公司秘书或南非通讯地址，并不能证明该人员条件已经满足。

审计事务所获任时，须确定实际负责审计的指定个人，其本人也须满足第90(2)条。被审计公司秘书服务提供者的董事、高级人员或雇员，以及通常为该公司记账或从事相关秘书工作的人员，存在明文的不相容限制；不能把同一个人作为记账、法定秘书和独立审计师的一体化替代方案。有审计委员会的公司，还须由委员会审查审计独立性。

CoR44不是资本准入申请，表格及已读CIPC人工材料清单没有要求公司为本次任命另注入最低自有资本、缴纳保证金或提交最低银行余额。公司的股本和任何行业资本义务应在其原有法律框架下处理，不得把秘书或审计师备案包装为可满足金融牌照资本要求的服务。

营运现金与官方备案费也应分开。现用CoR44明确列示提交本通知的费用为R0，但公司仍需安排秘书服务、审计工作、认证副本及可能的代理顾问费用；这些商业报酬没有在本次已核实官方资料中出现统一价目，须根据服务范围订约，不能列成CIPC统一强制收费。

客户资产不是本备案的营运资金或自有资本。条例第28条的信义持有资产超过R500万规则，是判断是否必须年度审计的触发条件之一，不是允许代持客户资产的额度，也不是CoR44要求缴存的资本。公司若因客户资产规模触发审计，应先落实审计师独立性和年度审计安排，再按任职事实备案。

第85(1)条要求在公司内部记录获任事务所或法人的名称、登记号及注册地址，且记录资料变化及日期。CIPC人工清单要求通过事务所抬头纸或附件证明审计事务所地址；CoR44说明进一步提及邮寄地址和实际地址。该地址材料用于识别受任机构，不代表公司已满足任何金融业务的场地或实质经营审查。

被服务公司本身仍须依第23(3)条在南非持续维持至少一个办公室并登记其地址；公司注册地址变更走独立的地址通知程序，不能仅在审计师信纸或秘书合同中改地址了事。公司法第24、25条还要求法定记录可在南非注册地址或其他适用地点取得，因此秘书交接时应确认会议记录和任职台账实际保存及可访问的地点。

CIPC电子审计师资料由IRBA数据导入。官网仍链接的在线指南说明，执业号码、名称拼写或地址错误应向IRBA处理，不是由申请人在CoR44流程中任意改写。秘书的永久居民资格属于人员条件，不能以租用办公室、借用代理地址或填写南非联系电话替代。

CoR44须填写日期、有效客户代码、与CIPC登记一致的公司名称和注册号，逐一说明受任或离任人的姓名、职务、身份证号或登记号或执业号，以及任命或辞任日期；由公司授权人员填写姓名、职衔并签署。事务所受任审计师时，还须填写指定负责个人及其执业信息；秘书任职不应误填为指定审计师。

人工申报按CIPC当前目录清单准备董事签署授权或委托、全体现任董事签署并反映变更的公司决议，以及客户代码持有人、签署董事、申请人和审计师的认证身份证明副本。另附审计师接受任命的同意函、离任秘书或审计师出具的抬头纸辞任函，以及事务所地址证明；涉及审计委员会人员时，按相关清单附该人员身份证明。相同人员兼任数个申报身份时，应清楚对应身份，避免文件主体与表格签署人不符。

电子审计师任命或辞任栏目在当前官网说明中列明无需支持文件上传，但公司仍须在内部保留合法决议、同意和独立性核查记录。官网不同人工说明的附件详略并不完全一致，办理时宜以完整清单打包，并就境外身份证明、永久居留证明形式或认证有效期限向CIPC确认，不能自行给所有秘书和审计师设一个未经公布的固定认证期限。

• 核对公司注册号、客户代码持有人和公司授权签署人。
• 区分自然人秘书、法人秘书、审计事务所及指定负责个人的识别号码。
• 内部任命决议、同意函与表格日期应能相互印证，实际离任与拟补任应分别记录。

第一步先判断是首次任职、年度任命、辞任、移除还是指定个人更换，核查章程、公司类型及审计要求。随后由有权机关完成决议和任职同意；有审计委员会且填补审计师空缺的，适用第91(3)条候选人提报及异议程序。首次秘书、审计师或审计委员会任命亦可依第85(4)条随设立通知提交，不必假定所有公司都须先等成立再备案。

电子审计师流程使用CIPC客户代码登录E-Services，进入Auditors, Secretaries and Accounting Officers，再选择Auditor Amendments，输入企业号验证后选择任命或辞任。任命时输入执业号码和日期；如受任的是事务所，再输入指定负责个人的执业号码。官方指南说明，提交后确认书发送至客户代码登记邮箱，应核对证书上事务所及指定个人是否均正确显示。

秘书任职及人工处理事项按官网指引填写并签署CoR44，把完整支持材料发送至cor44@cipc.co.za；电子申报受IRBA资料错误阻碍时，先处理源资料问题或按官网人工补救渠道提交。保留发送记录、跟踪号和确认书，核对登记变更后更新内部任职台账。官网要求已提交交易的查询在相应服务标准届满后提出，不能以重复递交取代跟踪原申请。

材料准备没有查到统一法定工作天数：需要取得会议或书面决议、核验资格、征得任职同意并备妥身份及地址资料。任职后不能用准备时间延长备案期，第85(3)条及CoR44要求在任命或终止后10个营业日内通知。初任秘书适用第86条的有关40个营业日规则；若公司成立时应任命但未任命审计师，第90(4)条要求董事在成立后40个营业日内补作首次任命。

空缺期限不同于备案期限。秘书空缺由董事会在60个营业日内填补；只有一名在任审计师时，空缺在40个营业日内补任。若有审计委员会，第91(3)条要求空缺发生后15个营业日内向委员会提出至少一名注册审计师候选人，委员会收到提名后五个营业日内未书面拒绝，董事会才可按该程序继续任命；没有委员会的公司不得虚构委员会审批步骤。

官方处理目标不能等同任职生效日。2026/27服务标准总页说明，标准是完整、准确且适当付款申请中90%的最大处理指引；CIPC目录一处列人工变更自跟踪及编目起三天，另一处仍列CoR44办公室收件后15个工作日，存在口径差异。不能据此保证三天或15天办结，个案补件、号码匹配及问询所需时间也没有查到固定上限。

秘书辞任依第89条通常须提前一个月书面通知公司，董事会可批准较短通知期。审计师辞任另有第91(1)条的特别生效节点，即通知备案时生效；通知公司、表格填报日期和实际完成备案应分别核对。普通任命的内部决定、依法应履行的程序及CIPC登记处理亦应分开留痕，不能为迁就处理时效而倒填任职日期。

股权收购本身不当然终止秘书或审计师任期，也不会把受任人资格转让给新股东。交割检查应区分公司实体是否继续存在、股东或控制关系是否变化、秘书及审计人员是否仍符合任职条件，以及哪些事实实际触发CoR44。单纯股东变化不是本表的持股申报；董事、受益所有权或公司地址变化应按各自程序处理。

如果收购后改用买方集团的记账或秘书团队，须重新检查外部审计师与该团队及被审计公司的关联。第90条的现时身份限制、关联人限制及两个财务年度回溯规则仍适用，不因审计师已经在CIPC名册中出现便获豁免。对持牌金融公司，CoR44也不能替代其行业法律可能要求的人员任职批准或监管通知，具体要求须回到该实体的正式准入制度核对。

担任秘书的法人或合伙成员发生变化，只要继续满足第87条要求，并不当然造成秘书空缺；如果不再满足，则须立即通知董事并按法条视为辞任。审计事务所成员变动通常不自动造成空缺，但第91(5)条规定，相较最近一次任命时仍留下的成员少于一半时，该变动构成事务所辞任并产生空缺。

仅更换指定负责个人也要核对登记。官网仍链接的在线指南称系统不支持单独辞去指定个人，须将事务所及个人一并辞任后重任；该指南带有旧系统说明，实际办理前应向CIPC核实当前技术步骤，不能为了操作便利把未发生的事务所终止服务写成事实。个人轮换要求与事务所整体更换是不同问题。

完成登记后，公司仍须依第85条维护秘书及审计师名册，记录曾用姓名、任命日期、法人及事务所资料，以及每次资料变化的性质和日期。任命决议、股东会或董事会记录及相关支持材料应纳入公司法定记录体系；第24条对一般法定记录规定七年保存框架，对会议记录及财务报表另列具体起算规则，不能只保留CIPC确认邮件而不留内部决定。

秘书持续履职并非每年续一张CIPC许可证，而是向董事会报告合规缺失、维护会议记录，并在财务报表中认证公司是否已提交法定申报及其是否看来真实、正确和最新。年度审计师任命则须按第90条适用会议规则持续落实；第90(6)条在符合条件时允许退任审计师自动再任，但不适用于资格丧失、不愿续任、需要轮换或存在其他法定排除情形。

第92条限制同一自然人或指定审计师连续服务不超过五个财务年度；曾连续服务至少两个财务年度后离任的个人，须经过至少另外两个财务年度才可再任。公司还应持续核查第93条关于利益冲突及非审计服务的限制；这是个人轮换和独立性维护，不应误写为所有事务所必须五年更换或可通过CoR44备案免除独立性要求。

核查日CIPC官网仍列审计师任命和辞任的E-Services流程，并公开CoR44人工申报邮箱、表格及支持材料说明，可认定本公司治理备案服务处于开放状态。它没有新设金融牌照名额、发牌批次或投资者国籍开放问题；受理对象是发生有效任职或离任事实、应更新记录的公司。

开放受理不表示公司可以任意取消法定岗位。公众或国有公司须遵守适用的秘书及审计配置要求；私人等公司则先确认法定审计触发、章程自愿承诺和人员适格性。发生空缺时仍须在各自法定期限内补任，不能因拟出售公司或等待会计年度结束而停止维护。

当前法律核实已包含2024年12月生效的第90条修订，并另核对2026年5月第313号公告的实际生效范围。本项未把旧版五年不相容任职回溯期沿用为现行要求，也未把旧在线指南的界面步骤视为已实测的当前系统能力；人工时效口径和指定个人单独更换操作仍列明待确认事项。