公司日常记账与账簿记录服务

公司法第28条把准确完整的会计记录义务放在公司本身。本项通常承接原始凭证整理、会计科目设置、现金与银行账、应收应付、固定资产和关联方往来台账，以及定期对账和结账资料准备。条例25(3)(c)具体要求每日记录收付款、赊购赊销和信用方式提供或接受的服务，因此服务范围不能只写成每年制作一张损益汇总表。

记账形成的是财务报告、税务申报和审计审阅的底层记录，并不当然包含这些后续工作。若受托人向其他人提供税法适用意见，或填写、协助填写税务申报表，须另外按SARS公布的税务执业人规则判断自然人登记及例外；客户签署普通记账授权书并不能替代该资格核验。

本项也不授予独立审阅或公司审计身份。公司法第90(2)条将经常为该公司履行会计、记账等职责者列入审计任职限制，条例26另有独立会计专业人士和独立编制的定义。建议委托书明确日常记账、年报编制、税务代理及鉴证四类交付物分别由谁承担，不把外包记账宣传为已审计或监管批准。

对销售商品的公司，适用重点是将订单、发票、收款、退货与库存连接起来。条例25(3)(d)要求商品经营者保存库存和存货记录、年度盘点报表，并能够确定财年末存货价值；实务中应把电商或门店销售资料与银行入账差额、支付手续费及盘点差异逐项解释，而不是将银行净收入全部当作营业额。

对咨询、软件或其他服务公司，信用方式提供服务也属于每日交易记录范围。项目合同、服务发票、未收款项及后续收款之间应能勾稽；股东替公司付款、公司借钱给董事或董事垫资，还须按条例25(3)(a)保留借款金额、利率、还款条件及重大违约或重新议定情况。这样才能区分营业收入、借款和股本，而不是把全部入账统一记成销售。

对非营利公司，条例25(4)特别要求充分记录捐赠、资助、会员费及资金安排取得的收入，可据捐助或拨款协议设置项目台账。对暂未取得销售收入的新公司，成立费用、银行费用和股东借款仍可能构成会计事项；不能仅因没有营业额就认定没有账簿义务。系统化记账也为董事在进行分配等事项时运用公司法第4条偿债能力及流动性测试提供可靠财务基础。

对委托公司而言，本项的起点是已有可识别的公司、确定的财政年度，以及能够提供真实交易资料的业务流程，并非先向CIPC申请记账许可证。公司法第27条把财政年度与公司成立登记及后续变更联系起来，第28条和条例25则规定记录质量；本次核实的这些条款没有为纯粹日常记账另设审批资本、考试或固定人员配额。

开始服务前应取得公司名称与注册编号、章程及财政年结日资料，确认董事或其他获授权联系人，再确定开账日期和期初余额。对于补做历史账簿，须先区分缺凭证、漏报税、未完成财务报表与单纯科目整理，不能以一次签约宣称所有公司及税务历史义务均已解决。这些资料核验属于落实法定记录义务的承接安排，不是CIPC统一规定的记账申请材料清单。

如服务延伸到报税，应按SARS税务执业登记说明核验执行人员是否已在认可控制机构及SARS登记，或确属全职雇员、在注册税务执业人直接监督下工作等法定例外。电子税务记录拟存于境外时，另按GN 787及SARS授权政策办理；它是具体记录保存安排的授权，不是授予记账公司的通用经营许可。

公司法第66(1)条规定公司业务及事务由董事会管理或在其指示下管理。就本项而言，应由董事会落实交易批准、凭证提供、异常往来解释和结账复核责任；会计服务商负责的具体步骤应写入委托合同。外包方掌握软件账号或制作总账，不意味着公司不再承担第28条的完整性责任，也不能把缺失凭证的风险全部留给不知情的外部记账员。

纯日常记账没有在已核实第28条及条例25中设置必须雇用某一数量本地会计、指定FSCA关键人员或合规负责人的要求。公司本身的董事人数仍按实体类别及章程决定，例如私人公司依第66(2)条至少一名董事；这属于公司治理最低要求，不应被宣传成记账服务另有一名持牌负责人条件。任职安排应区分董事、交易批准人、记账执行人、复核人和系统管理员。

如客户日后需要独立编制、审阅或审计，应另查任职资格和独立性。条例26要求独立会计专业人士具备所列专业资格并符合无相关财务利益及管理任职等限制；第90条则限制经常为公司做会计或记账的人被任命为审计师，并涵盖任命前两个财政年度的有关身份。收费税务代理另核验自然人税务执业登记，不把事务所商业名称或员工普通记账经验当作登记证明。

就自有资本而言，公司法第28条及条例25没有为本项单设最低实缴资本、监管保证金或净资产比率。本项不是金融牌照，不能套用FSP、银行或托管机构资本数额。记账服务商采取何种实体形式、其章程或其他实际业务是否带来额外财务要求，应单独判断；本页不据此宣称所有公司在任何情况下均无资本限制。

营运现金与股本应分开。公司需为软件订阅、工资、档案保存、备份及外包费用安排预算，并按实际交易量和历史补账工作量评估现金需要，没有核实到适用于所有记账委托的法定营运现金数值。公司法第4条的偿债能力及流动性测试在分配等法定场景适用，所使用财务信息须基于合规账簿和报表；不能用已缴服务费或账面注册资本替代这一判断。

客户资产与公司自有资产也须区分。条例25(3)(b)要求记录公司以受信义身份等方式持有的财产；该记录义务不等于授权记账商代收、托管或投资客户资金。若实际只是取得银行对账单或只读访问权，应在合同中明确不取得付款或托管权限；若另拟代付、保管资金，应重新识别其他适用法律和业务授权，不能由本项推定许可。

顾问费用属于商业报价，应列明持续记账、历史补账、软件、年度报表、报税、审阅或审计是否分别收费，不能虚称CIPC统一收取月度记账牌照费。唯一在本项所核对表格中明确的相关备案费用是CoR22表注明提交记录地点通知不收费；其他公司变更或税务服务费用不得混入这一免收费结论。

公司法第23条要求公司持续在南非保有至少一个办公室并登记有关地址；第28(2)条进一步要求会计记录在公司注册地址保存或可从该处访问。外包记账可以在其他工作地点操作，但仅提供一个无法调取账簿的通信地址不能解决这一要求。公司应保有可独立使用的读取及导出安排，不能在服务商离职或合同终止后完全失去访问能力。

公司记录不在注册地址保管时，应结合第25条、条例22和CoR22办理地点通知，表中列明公司名称及注册编号、有关记录、实际存放地址、日期和获授权签署人。CoR22记录地点变更与CoR21.1注册地址变更是不同事项；本项通知并不会把会计师办公室自动变成客户公司的注册地址，也不能用地点通知豁免第28条对账簿可访问性的要求。

电子保管还须同时满足税务规则。GN 787第4规则原则上要求电子税务记录位于南非；SARS高级官员可在南非地址持续可访问、地点不妨碍访问、有关国家有税务互助协议并满足可用格式等条件下授权境外保存。应核实云平台实际数据中心及归档地点，而不只核实软件品牌或记账员身处何国；本次没有对任何具体云平台出具已获授权的结论。

基础交接资料应包括公司注册资料、财政年结日、既有会计科目及会计政策、上一期试算平衡表与财务报表，以及正在使用的银行和交易平台账户清单。委托书宜确认记账起算期、历史账簿保管人、谁可批准调整分录及最终资料归属。这是为落实第28条和条例25设计的实务资料包，不是一个需要向CIPC整包递交的记账准入申请。

逐笔交易证据不能只依赖记账员制作的电子表格。条例25(3)列出的记录应有发票、收据、合同、付款凭证和银行对账单支持；固定资产资料应能说明取得日期、成本、重估及出售情况，董事或股东借款资料应能说明利率、还款条件及违约重新议定。商品公司另交存货明细、年度盘点及年末估值资料；非营利公司另交捐赠、资助及会员费相关协议和收入记录。

如采用自行开发、为企业改造或非南非普遍认可的电子系统，GN 787第5规则要求额外保存系统手册或说明，涵盖交易如何产生处理、报告生成、存储频率、物理位置、数据字典和防删除篡改控制。扫描或系统迁移还涉及转换和升级记录。境外保存授权申请则应说明与规定形式的偏离、接受理由，并在适用时声明符合第4规则条件；SARS可要求进一步资料。

• 收支与往来：每日交易明细、客户及供应商证据、各金融机构账户对账单和支持凭证。
• 资产与负债：固定资产台账、借款及担保条款、关联方余额与受托持有财产明细。
• 特定经营：商品库存与年度盘点，或非营利公司捐赠、资助及会员费记录。
• 电子保管：授权访问清单、可读导出、备份及迁移说明；如适用，境外存储授权及CoR22副本。

常规流程先由公司确认记账范围并与服务商签署委托，再核对财政年度、期初余额、历史资料缺口及账户完整性。建立日常资料交付方式后，将收入、支出、赊购赊销及资产负债事项纳入账簿，并用银行对账单和原始凭证复核。对于用途不明的股东入款、私人支出和缺单据项目，应向获授权负责人问询并保留处理依据，不用随意编造发票或金额把余额做平。

其后安排双方约定的对账、复核和结账，将试算平衡表、往来余额、资产折旧资料及盘点结果交给年度报表编制人。每日记录义务来自条例25，月结交付日和服务频率则须另行约定；本项常规办理没有向CIPC提交记账申请并等待批准的环节，也不是每月把所有总账上传CIPC。年度财务报告及相关法定申报属于后续独立工作。

只有发生特定事实才进入官方程序。记录地点适用变更时，按CoR22列明受影响记录和南非地点；注册地址或财政年结日另用相应变更程序。境外电子税务记录或其他非通常保存形式，按SARS政策向ElectronicRecords@sars.gov.za提交理由及条件说明，收到回执后答复补充问询，并取得书面结果。SARS的这一授权与CIPC地点备案互不替代。

• 确认委托范围和执行资格，指定公司交易解释及审批联系人。
• 核对期初余额、建立台账和凭证索引，识别历史遗漏。
• 保留每日交易记录，定期进行银行及往来对账并批准更正。
• 处理适用的地点备案或境外保存授权，年末向报表编制及鉴证人员交付完整底稿。

材料准备时间取决于已登记账户是否齐全、历史账簿能否导出、期初余额是否可核实，以及缺失合同或发票的追索情况。已核实法源没有规定普通记账委托须在若干工作日内完成，也没有CIPC记账许可审批服务标准。条例25要求的是每日交易记录，不是允许公司等到月底或年底才重建所有收付款；月度复核或报表交付期限属于双方应明确的合同节点。

法定年结节点需要倒排。公司法第30(1)条要求年度财务报表在财年结束后六个月内编制，或适用召开年度股东大会通知所需的更短期间；这不是日常记账许可证的审批期。第27条规定首个财年自成立登记日起开始，最长不超过十五个月；财年末变更每财年不得超过一次，新日期应晚于申报日，且不得使相关财年超过法律规定的十五个月上限。

地址类程序不能混用时间。条例22及CoR22要求所填记录地点日期为提交当日或之后；注册地址变更依据第23(4)条及条例21，则按通知所列较晚日期或提交后五个工作日生效，并非CoR22统一等待五日。境外保存授权政策仅说明回执、可能补充资料及书面结果，未载固定审批天数，因此不能保证某一云存储安排在指定期限内必获同意。

保存期限从各自法律规定的节点计算。公司法要求保留当前及之前七个完整财年的会计记录；已申报税务记录通常自提交申报表起保留五年。若已知相关税务调查、审计或争议仍在进行，应按税务行政法第32条继续保存相关记录，不能看到五年到期便自动销毁；同一记录兼具公司法用途时还应满足公司法期限。

本项不是可以脱离实体转让的记账牌照。收购一家公司，不会使其既有账簿保存义务消失；交割资料应覆盖总账、银行及往来调节、资产和库存、股东董事借款、未结税务事项，以及软件访问和历史备份。仅取得公司注册证或CIPC登记摘要，不能替代第28条和条例25要求的完整财务记录。

股权和董事变更要分层处理：股权交易影响证券股东名册及实际控制资料，董事任免影响公司任职和有关登记，二者都不是向CIPC转移一个记账经营资格。普通记账规则本身没有设定本项专属的股权比例审批门槛；若客户另属受监管行业，其控制人批准应按该行业另核，不能凭本项说明推定豁免或获批。

更换记账服务商一般首先是合同及资料移交，不应误报为公司审计师任职变更。应设置交接截止日，导出完整历史总账及凭证链接，转移公司自有管理员权限并撤销旧方不再需要的访问。如果同时更换法定审计师、税务代理或独立审阅者，再分别检查各自程序和独立性，尤其不能把日常记账人直接替换为公司独立审计师。

搬迁档案、改用境外数据中心或更换系统是重要记录风险。CoR22涉及记录地点通知，注册地址变更另按CoR21.1，财年末变更另按CoR25；软件迁移仍须确保旧记录可读可打印。已有SARS境外保存授权是否覆盖新国家、新地点及新系统，须对照实际授权条件个案确认，不能假设服务商收购或品牌更名即可自动延续所有安排。

持续维护应使任何一笔收入或支出都能从凭证追到分录，再从分录追到总账和相关银行或信用交易记录。条例25(5)要求防盗窃、遗失、意外损毁及造假，并有助发现伪造；实务上可用职责分工、修改记录、凭证编号和复核记录实现这一目标。公司法第28(3)条规定故意误导而不保留准确完整账簿，以及伪造账簿等情形可构成犯罪，第28(4)条允许CIPC就不合规发出合规通知。

电子记录管理不是把扫描件放进云盘就结束。条例25(6)要求防止存储介质损坏或失效带来记录遗失，且记录始终能恢复为可读、可打印形式，必要时从旧系统迁往新系统。公司应测试凭证链接、历史年度导出和备份恢复，并保存必要的解密、登录及迁移资料；GN 787还要求SARS在合理时间及适用场所能够查验记录和电子系统。

档案销毁应按记录类别及未结事项管理，而非只设统一五年删除。会计记录依公司法保留当前财年和之前七个已完成财年，年度报表则按第24条自出具日起保存七年；税务记录同时适用第29至32条。已知调查、审计、异议或上诉尚未终结时，相关资料应设置暂停销毁安排。SARS摘要页部分期限措辞与第32条存在表述张力，不能用摘要页的较早截止文字作为提前删除的安全依据。

每年还应复核账簿能否支持年度报表及公司适用的鉴证要求。外包记账不当然使财务报表满足条例26的独立编制条件，也不能代替年度报表、CIPC周年申报或税务申报。应由负责人员分别确认这些后续任务及到期日，发现服务范围扩大至报税或其他受监管活动时重新核验资格，而不是默认原有记账委托全部涵盖。

截至2026年11月11日，本项适当的状态是“不适用”：这是公司持续记录和可委托完成的商业服务，而非监管机关开放或关闭的新牌照申请。公司成立后即可按真实交易建立账簿，不必等待CIPC发出记账证书；本项也不存在可保证获批、预留名额或购买现成资格的官方路径。CIPC在此主要负责公司法记录及相关公司申报合规，并非为普通记账供应商颁发金融业务牌照。

具体附带事项仍可能受条件约束。CoR22官方表格继续提供记录地点通知方式，并注明不收费及日期限制；SARS官方记录保存政策继续说明境外电子保管或非通常形式保存的申请渠道、补充资料和书面决定。前者是公司记录地点通知，后者是具体保存安排授权，都不能被包装成“南非记账牌照已开放”。

当前性核查使用了司法部公司法及条例文本、CIPC官方表格、SARS现行网页及保存政策，并核对2026年5月22日第313号公司法修订生效公告。该公告启动2024年修正法的第5、6、19条，不应据此推导日常记账出现新许可类别。具体客户的云存储地点、人员兼任、待补历史账簿及税务调查状态仍须凭其实际文件核验，本页不以一般制度说明替代这些个案判断。